г. Москва, ул. Короленко, 1 к.8
ПН 10-18
  • Понедельник 10-18
  • Вторник 10-18
  • Среда 10-18
  • Четверг 10-18
  • Пятница 10-17
  • Суббота Выходной
  • Воскресенье Выходной
Каталог
Каталог

Отгрузка товара

Требования законодательства РФ к правильному оформлению доверенностей и первичных документов бухгалтерского учёта.


При совершении любой сделки купли-продажи товара или оказания услуг между двумя контрагентами необходимо документально подтвердить сам факт передачи товара и факт оказания услуг. При передаче товара происходит и переход прав собственности на товар и выполнение обязательств поставщиком перед покупателем. Кроме того, необходимо подтвердить, что товар передан именно покупателю или его законному уполномоченному представителю, а не просто постороннему лицу.
Факт получения товарно-материальных ценностей может быть удостоверен путём подписания УПД (универсальный передаточный документ), в котором представитель покупателя разборчиво и без помарок указывает свою должность, расшифровку подписи, ставит свою подпись и заверяет печатью организации Покупателя. В случаях отсутствия печати используется доверенность на получение товара (форма М2), оформленная надлежащим образом и заверенная подписью бухгалтера и руководителя организации. Данная доверенность прикладывается к экземпляру УПД продавца, при этом в УПД обязательно требуется заполнить все необходимые реквизиты: номер и дату выдачи доверенности, разборчиво фамилию и должность представителя Покупателя, личную подпись представителя Покупателя. У представителя покупателя при получении товара должен быть при себе общегражданский паспорт, это необходимо для идентификации личности и подтверждения того, что представитель покупателя является именно тем лицом, которому была выписана доверенность.

ДОВЕРЕННОСТЬ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНА ТОЛЬКО В ОРИГИНАЛЕ. КСЕРОКОПИИ, ОТСКАНИРОВАННЫЕ ДОКМЕНТЫ, А ТАКЖЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КОПИИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ И ПРОЧИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!

Без вышеуказанных документов и соблюдения правил их оформления сделка не может быть признана совершённой, а факт сделки юридически удостоверенным. Отсутствие документального подтверждения передачи товара ведет к возникновению финансовых претензий в случае непоставки, порчи или утери товара, а также в случае умышленных мошеннических действий, связанных с получением товара неуполномоченными лицами и последующим его хищением. Кроме того, не доказанные документально сделки в случае налоговых проверок могут привести к серьёзным санкциям со стороны Федеральной Налоговой Службы РФ, что может нанести значительный финансовый ущерб и продавцу и покупателю.
Таким образом, наличие оригиналов отгрузочных документов у поставщика является гарантией выполнения обязательств перед покупателем.
Перечислим причины, по которым мы законно откажем Вам в отгрузке товара:

  • Отсутствие документа, удостоверяющего личность;
  • Отсутствие доверенности или оригинала печати организации покупателя;
  • Неправильно оформленная доверенность на получение товара, в том числе доверенность с факсимиле подписи руководителя;
  • Скан или копия доверенности, в том числе цветная копия;

Мы не принимаем объяснений в забывчивости, обещаний передать или переслать доверенность позже (как правило, такие обещания не выполняются). Мы не удовлетворим просьб принять скан или копию доверенности или отпустить товар без доверенности и печати, а также не отгрузим товар лицу, не указанному в предъявленной доверенности или по доверенности, оформленной с нарушениями ГК РФ.

Просим проявлять понимание и взаимное уважение в отношении оформления наших совместных сделок согласно требованиям законодательства. Забывчивость или нерадивость Покупателя в отношении отгрузочных документов, отсутствие печати или Доверенности не должны впоследствии становиться головной болью Поставщика.


ВАЖНО! Для того, чтобы ДОВЕРЕННОСТЬ имела юридическую силу, она должна быть оформлена в соответствии с определёнными требованиями. Доверенность может быть оформлена по форме М-2 (М-2а) или в произвольной письменной форме. В обязательном порядке документ должен содержать название ДОВЕРЕННОСТЬ, название организации, полные реквизиты организации, включая её юридический адрес.


Доверенность должна содержать ФИО и паспортные данные лица, которому выдана доверенность, а также указан объём его полномочий в отношении права получения товаров (какие именно, по какому счёту и т.д., и что немало важно, в перечне получаемых ТМЦ, должно быть прописано наименование товара и его количество). На доверенности должна стоять "живая" подпись руководителя и бухгалтера организации Покупателя, с подробной расшифровкой должности, фамилии, имени и отчества лица, подписывающего доверенность от имени организации Покупателя.
На доверенности также должен стоять оригинал подписи доверенного лица, которая должна быть идентична подписи на накладных. На доверенности должна быть дата её выдачи (день, месяц, год). Доверенность БЕЗ УКАЗАНИЯ ДАТЫ ВЫДАЧИ не считается документом и такой документ, документом фактически не является.
В доверенности должен быть указан срок действия доверенности. Доверенность без указания срока действия на основании п. 1 ст. 186 ГК РФ действительна в течение 1 года со дня выдачи. На доверенности должен быть "живой" оттиск печати компании Покупателя, который, в случае прикладывания доверенности к накладной, заменяет печать на накладной.
Отдельно отметим, что в настоящий момент не существует запрета на выдачу доверенности лицу, не являющемуся работником компании Покупателя. Таким образом, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, которому Покупатель доверяет получение материальных ценностей для своей компании.
Частые ошибки при оформлении доверенности:
1. Доверенность выдана более поздней датой, чем дата отгрузки продукции.
2. Доверенность выдана от имени организации, которая не является плательщиком по сделке.
3. Доверенность оформлена правильно, но на ней находится оттиск печати другой организации или печать организации отсутствует, видна не чётко или нанесена не с помощью печатного клише, а с помощью цветного принтера.
4. На доверенности отсутствует дата выдачи доверенности.
5. На доверенности отсутствует подпись руководителя или бухгалтера организации, или стоит факсимиле подписи.
6. Срок действия доверенности закончился на дату получения товара.
Любая из этих причин будет являться основанием для отказа в отгрузке продукции.